Spreek lezers aan met een goede e-mail aanspreking

Vroeger schreef iedereen formeel. Vroeger

Sympathie verkoopt. Het is dus belangrijk om een vlotte en vriendelijke toon aan te slaan en je lezers het gevoel te geven dat ze met een bekende praten. En dat doe je met een een goede e-mail aanspreking.

In de tijd dat brieven de norm waren, was het gebruikelijk om formele aanheffen te gebruiken. “Geachte” en “Beste” waren toen de standaardgroet die vaak werd gebruikt. We leerden ook allemaal op school hoe we zulke formule brieven horen te schrijven. Ze hebben het er bij mij zelfs nog ingedramd in mijn relatief recente hogeschoolstudies! Het is dus begrijpelijk dat veel mensen die stijl ook zijn blijven hanteren op het internet, maar laat ik duidelijk zijn: voor “Beste” is er nog plaats, maar je e-mail beginnen met “Geachte “, eindigen met “hoogachtend” of zinnen gebruiken zoals “Naar aanleiding van…” en “Hierbij deel ik u mede…” is echt ouderwets geworden. Vaak communiceren we met mensen die we al kennen en op het internet communiceer je nog vaker alsof je de mensen al kent. Ja, zelfs als het gaat om een zakelijke mail.

Stof je e-mails af met creatieve aanheffen

Een aanhef zoals “Geachte” is ouderwets en zelfs “Beste” kan al snel monotoon worden. Door af te wijken van het traditionele “Beste” en te kiezen voor alternatieven die passen bij de context en de relatie met de ontvanger, maak je een positieve indruk. Gelukkig zijn er talloze speelse en creatieve alternatieven.

Enkele goede e-mail aansprekingen die je kunt gebruiken om je e-mails een persoonlijkere touch te geven:

Je moet je natuurlijk nog altijd wat afstemmen op de toon van de persoon waarmee je communiceert, maar in veel gevallen vind ik het prima om een wat speelsere aanhef te gebruiken. Dit zijn een paar voorbeelden:

• Hallo/Dag [naam]: Door te beginnen met een “Hallo” maak je een informele en vriendelijke indruk. Het is een eenvoudige begroeting die goed werkt als je de ontvanger al kent, maar ik durf het zelfs te gebruiken bij nieuwe klanten. Het is vriendelijk, informeel en heel wat korter om te lezen en schrijven. Daar is niets mis mee!
• Hey/Hoi [naam]: Voor een nog informelere toon kun je overwegen om iets zoals “Hey” of “Hoi” te gebruiken. Dat voelt ontspannen en toegankelijk aan, wat ik persoonlijk zelfs apprecieer in een zakelijke context als ik bijvoorbeeld praat met een klantendienst (en geen al te frustrerende klachten heb ????). Het kan je ontvanger laten glimlachen en een gevoel van vertrouwdheid creëren. Deze begroeting is dus effectief als je een goede klantenrelatie wilt benadrukken.
• Bonjour/Salut/Hello [Naam]: Een speelse en informele begroeting in een andere taal, waarmee je je e-mail een vleugje internationale flair geeft? Waarom niet!

Opnieuw, zo’n informele toon niet altijd even gepast als je met je zakelijke contacten communiceert. Blijf dus kijken naar de context en de voorkeur van je klanten en pas je daarop aan.

Ken je de naam van je correspondent nog niet? Niet gevreesd.

Om te beginnen: vraag er gewoon naar. Dat toont toch aan dat je oprecht geïnteresseerd bent in de persoon. Maar ja, je moet die eerste mail nog juist kunnen beginnen. Of misschien spreek je wel meerdere mensen tegelijkertijd aan? Ook dan heb ik nog wat vlottere alternatieven:

• Begroet op basis van de eigenschappen die je wel kent: Als je de naam niet kent, maar wel weet waarom je de e-mail stuurt, kun je de begroeting daarop afstemmen. Bijvoorbeeld: “Hallo team”, “Goeiedag”, “Beste klant(en)” of “Hallo mede-enthousiasteling(en)”. Dit maakt duidelijk wie je aanspreekt en waarom.
• Goeiemorgen/Middag/Avond: Je ontvanger begroeten met een specifieke tijdsaanduiding geeft blijk van aandacht en zorg. Je bent je bewust van het moment waarop je e-mail wordt gelezen, je toont dat je niet altijd dezelfde aanspreking recycleert en je zorgt voor een persoonlijkere interactie die zowel met als zonder naam werkt. Dit kan het gevoel van waardering en betrokkenheid versterken.

In een nieuwsbrief mag je eens zot doen.

In onze nieuwsbrief schrijven we sowieso in een persoonlijke, informele stijl door grappige verhalen te delen. Misschien som jij eerder het nieuws over je bedrijf op in jouw mailing, maar ook dan kan een informele begroeting een goede e-mail aanspreking zijn.

Bij een nieuwsbrief heb je namelijk nog een ander voordeel: iedereen weet dat het geen een op een gesprek is. Je kunt dus eens een gekke begroeting gebruiken, zonder op iemands tenen te trappen. Meer nog, zo’n ludieke begroeting werkt als een extra blikvanger. Misschien is het wel de zin waarmee je mensen overtuigt om verder te lezen in de plaats van weg te klikken.

Wij passen onze begroeting graag aan aan het thema van onze nieuwsbrief, dus de ideale nieuwsbriefaanhef kan ik hier niet meegeven. Maar ik kan je wel enkele leuke voorbeelden meegeven:

• Hello there! ????
  We beginnen met een knipoog naar een bekend personage uit een sterrenstelsel hier ver, ver vandaan. Als Obi-Wan Kenobi “Hallo daar” kan zeggen, kunnen wij dat ook!
• Bonjour, mes ami! ????????
  Wie zegt dat nieuwsbrieven niet een vleugje Franse elegantie kunnen hebben? Dus trek je baret recht, pak een stokbrood en dompel jezelf onder in onze woordenzee.
• Wat gaat er, banaan? ????
  Omdat we allemaal weten dat een e-mail zonder een vleugje fruitige humor gewoon niet compleet is. We beloven je geen apenstreken, maar wel een dosis leuke content. (Ik vind deze persoonlijk maar niets, maar misschien lust jij deze banaan wel?)
• Ahoy, matroos! ⚓️
  Stap aan boord van ons nieuwsbriefschip terwijl we samen de woelige wateren van de informatiezeeën trotseren. Bereid je voor op avontuur!
• Ah, jij weer! ????
  Een speelse begroeting voor onze trouwe lezers die we niet kunnen missen. Jij bent degene waar we elke keer weer naar uitkijken als we onze nieuwsbrief verzenden.

Toch formeel schrijven? Gebruik deze alternatieven

Bij het kiezen van een begroeting is het belangrijk om rekening te houden met de aard van de relatie en de context van de communicatie, dus soms ga je nog altijd voor een formele aanhef kiezen. Maar moet dat dan een stoffige “Geachte” zijn? Niet per se. Kijk maar eens of deze alternatieven geschikt zijn:

• Beste [naam/functie]: Deze aanhef gebruik je sowieso al. “Beste” is en blijft mijn formelere keuze die nog steeds vriendelijk en persoonlijk klinkt, al kies ik er alleen maar voor als ik merk dat mijn correspondent het zo formeel probeert te houden. Ook handig: als je de persoon niet bij naam kent, maar wel weet wat zijn of haar functie is, kun je deze gebruiken in plaats van een naam. Bijvoorbeeld: “Beste Klantenservice” of “Beste HR-manager”.  Maar het gebruik van het standaard “Beste” als begroeting in e-mails kan na verloop van tijd repetitief en onpersoonlijk aanvoelen, dus probeer je hier niet in vast te bijten.
• Goedendag [naam]: Deze begroeting is vriendelijk en beleefd, en kan worden gebruikt in zowel zakelijke als informele contexten. Het is iets formeler dan “Hallo” en geeft een positieve en respectvolle indruk.
• Goedemorgen/middag/avond [naam]: Ook in een formele context heeft deze begroeting zijn plaats. Door de tijd van de dag toe te voegen aan de begroeting, creëer je een gevoel van tijdspecifieke formaliteit. Dit kan nuttig zijn als je e-mail een bepaalde urgentie of belangrijkheid impliceert.
• (Hartelijk) welkom: Deze begroeting straalt een warm en gastvrij gevoel uit. Het kan worden gebruikt bij het verwelkomen van nieuwe contacten, klanten of collega’s. Bijvoorbeeld: “Welkom bij ons team” of “Hartelijk welkom als nieuwe klant”.

Formeel of informeel, zorg voor boeiende e-mails

Door je lezers op de juiste manier aan te spreken, vergroot je de kans dat ze je e-mails enthousiast lezen en positief reageren. Het goed aanspreken van je lezers is dus essentieel om een goede eerste indruk te maken en betrokkenheid te creëren. Of je nu kiest voor informele begroetingen zoals “Hallo” of iets formelere varianten zoals “Goedendag”, zorg ervoor dat je e-mails een persoonlijke en boeiende toon hebben. Vermijd ouderwetse formuleringen doorheen je mail en maak een frisse en eigentijdse indruk op je lezers. Alleen zo spreek je jouw lezers écht aan.

Heb je hulp nodig met het schrijven van mails zoals je nieuwsbrieven? Bij Motionmill zorgen we voor krachtige teksten met onze storytelling-dienst. Laat het ons dus gerust weten als we je daarmee kunnen helpen.

Slotzinnen zijn nog een heel ander verhaal voor een andere keer, maar met een goede e-mail aanspreking kun je in ieder geval al sterk beginnen. Veel succes ermee!

Deel dit bericht