De onmiskenbare voordelen van een intranet tijdens de COVID-19-crisis
Als ik in één zin moet zeggen wat het voordeel is van een intranet, dan luidt het als volgt:
Met een intranet verbeter je de communicatie en samenwerking binnen je onderneming.
Dit geldt al in normale tijden, maar helemaal nu COVID-19 hele bedrijfsstructuren overhoop heeft gegooid. Overweeg je om een intranet te laten bouwen? Maak een latte macchiato en ga er eens voor zitten. Ik leg je uit hoe een intranet je bedrijf ten goede komt in deze vreemde tijden (en natuurlijk ook daarna). En de uitleg duurt korter dan het jou kost om je latte op te slurpen.
1. Intranet verbetert de interne communicatie
Een modern intranet stimuleert communicatie binnen je organisatie:
- Teams kunnen open discussies hebben;
- Medewerkers kunnen kennis delen;
- Leidinggevenden kunnen in contact blijven met medewerkers en zo hun voeling niet verliezen met wat er gebeurt op de werkvloer;
- Afdelingen kunnen voor updates zorgen over projecten.
En het beste is dat communicatie in twee richtingen verloopt. Iedereen kan informatie en artikelen delen, en iedereen kan commentaar geven en feedback geven.
Op deze manier stroomlijnt een intranet de communicatie door deze op één plek te brengen. Intranet geeft individuen een stem en bevordert hun kennis over je bedrijf.
Het Amerikaanse personeelsadviesbureau Gallup omschrijft het belang hiervan als volgt:
Om medewerkers zeer productief te laten zijn, hebben ze duidelijke rolverwachtingen nodig, moeten ze de kans om te doen waar ze goed in zijn, en is er communicatie over de missie en het doel van hun organisatie nodig, alsmede leer- en ontwikkelingsmogelijkheden […]. Wanneer aan de behoeften van werknemers wordt voldaan, worden ze niet alleen gelukkiger, maar presteren ze ook beter.
2. Intranet verbindt je bedrijf over locaties en tijdzones heen
Je intranet wordt de centrale online hub voor je bedrijf. Hier vinden gesprekken plaats, wordt bedrijfsnieuws gedeeld en worden evenementen gepland.
Met dit in gedachten is het gemakkelijk in te zien hoe het teams met meerdere locaties samenbrengt. Elke medewerker en locatie heeft inzicht in wat er in het hele bedrijf gebeurt, ongeacht waar ze zijn gevestigd.
Fotobron: Christina @ wocintechchat.com op Unsplash
3. Intranet helpt medewerkers informatie te vinden
Een intranet is een rijke informatiebron. Het omvat alles, van updates over het komende personeelsuitstapje tot de nieuwste veiligheidsrichtlijnen omtrent het coronavirus.
Al deze informatie is waardevol om mensen te helpen hun werk gedaan te krijgen en verbonden te blijven met alles wat er speelt.
Een intranet met een eenvoudige gebruikersinterface en een uitgebreide zoekfunctie stelt medewerkers in staat om op de hoogte te blijven en de informatie te vinden die ze nodig hebben.
4. Intranet verhoogt erkenning en beloning
Erkenning is een essentieel onderdeel van de werknemerservaring, en het draagt bij aan de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers.
Onderzoek toont aan dat erkenning of beloning niet in geld hoeft te worden uitgedrukt of in buitensporige hoeveelheden hoeft te worden gegeven (het kan een simpele ‘dank je wel’ zijn), maar het moet wél regelmatig gebeuren.
Het is gemakkelijk om dit te doen met je intranet als het een live-feed heeft. Als er bovendien integratie met een beloningstool zoals Bonusly is, wordt het nóg gemakkelijker.
Fotobron: Andrea Piacquadio op Pexels
5. Intranet vereenvoudigt de onboarding van medewerkers
Een goed intranet maakt onboarding eenvoudiger dan ooit. Nieuwe medewerkers kunnen het gebruiken om hun weg te vinden met eenvoudig toegankelijke documenten, up-to-date organigrammen, uitgebreide biografieën over hun collega’s en een levendig nieuwscentrum dat informatie en inzichten biedt in de cultuur van het bedrijf.
De hele COVID-19-crisis heeft bovendien nog eens extra duidelijk gemaakt dat een intranet een meerwaarde is wanneer bedrijven nieuwe medewerkers willen inwerken. Nu nieuwe collega’s vanaf hun eerste werkdag thuis moeten werken, vangt het intranet een groot deel van het ongemak op.
6. Intranet biedt organisatorische duidelijkheid
Intranetten met duidelijke en dynamische organigrammen geven duidelijkheid over de vorm en opbouw van je bedrijf.
Andere functies, zoals individuele biografieën of profielen, voegen lagen toe aan deze informatie en helpen werknemers de rollen en verantwoordelijkheden van individuen in je hele bedrijf te begrijpen.
7. Intranet moedigt het delen van kennis aan
Dankzij een intranet kan kennisuitwisseling organisch groeien; de connecties van persoon tot persoon in je bedrijf nemen immers toe en worden sterker.
In house kennisexperts zijn beter zichtbaar en het is gemakkelijker voor mensen om met hen in contact te komen. Experts kunnen ook deelnemen aan gesprekken in forumstijl, of een serie blogartikelen uitbrengen die helpt om kennis in het bedrijf te verspreiden.
Fotobron: AllGo – An App For Plus Size People op Unsplash
8. Intranet versterkt je bedrijfswaarden
Nee, ik heb het niet over de bedrijfswaarde in geld; wat ik bedoel zijn de bedrijfswaarden die samenhangen met je missie, visie, ethische standpunten, enzovoort.
Intranetten bieden veel mogelijkheden om je bedrijfswaarden centraal te stellen, zoals:
- Werknemers publiekelijk erkennen voor het naleven van bedrijfswaarden;
- Het delen van webartikelen die relevant zijn voor jouw bedrijfswaarden;
- Medewerkers vragen voorbeelden te geven van de waarden die ze in het dagelijkse werkleven zien.
9. Intranet vermindert e-mails en vergaderingen
Als je merkt dat je inbox vol zit met e-mails en je agenda vol zit met vergaderingen, is het misschien tijd om te investeren in een intranet.
Intranetten met een goede, geïntegreerde chatfunctie maken discussies gemakkelijk. Je kan de gevreesde antwoord-e-mail achterwege laten en productieve gesprekken voeren zonder rommelige inboxen.
Met verbeterde interne communicatie is het een piece of cake om iedereen op de hoogte te houden en feedback te krijgen. Dat betekent dat je minder groepsbijeenkomsten nodig hebt die tijd opslorpen uit meerdere agenda’s.
En laten we eerlijk zijn: nu COVID-19 bedrijven in heel België door elkaar schudt, is het gewoon noodzaak om minder vergaderingen te hebben. De fysieke vergaderruimte is tenslotte verboden terrein geworden!
10. Intranet brengt je bedrijfscultuur tot leven
Een bedrijf is geen bedrijf zonder zijn mensen, en moderne intranetten gaan over die mensen. Breng ze samen, haal het beste uit hen naar boven en verrijk daarbij je bedrijfscultuur.
Door de bovengenoemde acties (peer-to-peer-herkenning, leiderschapsartikelen, merkboodschappen en meer) wordt een goed intranet een bijenkorf van activiteit die de kenmerken van het bedrijf zelf aanneemt.
Het is een broeinest van bedrijfscultuur!
Fotobron: Andrea Piacquadio op Pexels
11. Intranet verbetert de betrokkenheid van medewerkers
Even een open deur intrappen: betrokkenheid van medewerkers is ongelooflijk belangrijk. Betrokken medewerkers zijn gelukkiger, productiever en zullen minder snel vertrekken.
Een intranet kan de betrokkenheid op een aantal manieren verbeteren. Naarmate de bedrijfscultuur (hierboven genoemd) tot leven komt op je intranet, is het voor werknemers gemakkelijker om het grotere plaatje te begrijpen en er deel van uit te maken.
En aangezien een intranet een plek is voor actieve communicatie, kunnen medewerkers het gebruiken om in contact te blijven met hun team en feedback te krijgen van managers.
Een laatste belangrijke tip
Ik wou dat ik kon zeggen dat elk intranet je op de manier zal helpen die ik in deze blog heb beschreven, maar helaas zal dat niet het geval zijn. De intranetmarkt is een drukke, verwarrende plek en veel zeer verschillende producten vallen onder de intranetparaplu.
Als je op zoek bent naar een intranet, moet je voorzichtig zijn met degene die je kiest.
Zonder je specifieke behoeften te kennen, is het moeilijk te zeggen welk intranet het beste bij je past. Maar als je alle bovenstaande voordelen wilt ervaren, wees dan op je hoede voor intranetten die eigenlijk geen complete intranetten zijn. Veel intranetten zijn niet meer dan een bestandsopslagplaats met beperkte functionaliteit. Vaak komt de input voor deze ‘intranetten’ puur en alleen vanuit het management, waardoor de dialoog in twee richtingen en de betrokkenheid van medewerkers wordt beperkt. Dit soort intranetten is vaak niet meer dan een verzameling rommelige pagina’s die moeilijk te navigeren zijn en vol bestanden staan die snel verouderen.
Wil je een intranet hebben dat wél alle nodige doelen bereikt, dan nodig ik je uit voor een vrijblijvend gesprek. Mijn team bouwt het voor je.
