Hoe kan ik op afstand contact blijven houden met klanten en collega’s?
Terwijl de overheid en de media blijven roepen ‘Houd afstand! Houd in hemelsnaam afstand!’, hebben we meer dan ooit de behoefte om juist dichter bij elkaar te komen. Dat is het geval in onze privélevens (mijn arme oma snakt naar een bezoekje van haar favoriete kleindochter!), maar ook tijdens het werk (mijn bazen huilen iedere dag omdat ze hun lievelingscollega niet in levende lijve kunnen zien).
Social distancing en thuiswerken hebben ook het vervelende gevolg dat klantencontacten in de soep dreigen te lopen. Waar je voorheen een klant uitnodigde in je winkel of op je kantoor, moet je het nu stellen met mail, telefoon en WhatsApp. Tot in bepaalde mate zijn deze media toereikend. Maar wat als je snel en gemakkelijk een videomeeting wilt houden met (ik zeg maar wat) jou als zaakvoerder, plus je productmanager, plus je salesvrouw, plus je klant?
Toch zijn er videoconferentieprogramma’s waarmee je eenvoudig (en goedkoop!) op afstand contact kan blijven houden met je klanten en je collega’s. Bij Motionmill hebben we er veel getest. Het programma dat het best scoort op vlak van gebruiksvriendelijkheid, toepasbaarheid en kosten is Whereby.
En voor de wantrouwige zielen onder onze lezers zeg ik alvast dat wij geen enkel financieel belang hebben om Whereby te promoten. In dit artikel zitten geen geniepige affiliate links. De enige reden waarom ik dit artikel schrijf, is dat ik jou wil helpen.
En nu, niet langer gedraald: laten we onszelf eens onderdompelen in de wereld van de online videomeetingtool Whereby!
Wat is Whereby?
Whereby is een online videomeetingtool. Het vervangt het fysieke kantoor waar je anders zou vergaderen of klanten ontvangen. Met deze tool kan je dus vanaf je browser vergaderen in een online kamer. Naast elkaar zien en horen, kan je ook berichten verzenden en je scherm delen.
Een gesprek in Whereby tussen twee personen kan er als volgt uitzien (met dank aan mijn collega’s Vincent en Mark om zo mooi te poseren):
Hoe werkt Whereby?
Whereby gebruiken is makkelijker dan een jeuk uit je voeten krabben. Je moet Whereby namelijk niet downloaden; het werkt gewoon vanuit je browser. Geen moeilijk gedoe dus met software downloaden.
Je hebt in Whereby je eigen kamer met unieke link, bijvoorbeeld whereby.com/motionmill. Alleen die mensen kunnen deelnemen met wie je de link deelt.
Wat moet je doen om met deze tool aan de slag te gaan?
- Maak een account aan;
- Kies je plan: gratis, pro of business (hierover vertel ik verderop meer!);
- Geef je kamer een unieke URL;
- Deel de link met de personen waarmee je wil vergaderen. Een extra voordeel, je gasten hoeven geen account aan te maken om aan de videovergadering deel te nemen.
Voilà, zo eenvoudig is het. Na deze vier stappen kan je beginnen vergaderen.
De verschillende tarieven
De tarievenlijst van Whereby.com
Bij Whereby heb je drie verschillende tariefpakketten: Gratis, Pro en Business. Naargelang jouw noden heb je natuurlijk een ander pakket nodig. Kom je met één kamer toe? Is het belangrijk dat je je vergadering kan opnemen? Is één gebruiker voldoende? Over de laatste vraag ga ik je al een tip geven, één user betekent gelukkig niet dat je in je eentje gaat vergaderen. Hiermee bedoelen ze dat maar één persoon het account kan gebruiken en mensen kan uitnodigen tot de meeting.
Free
Met dit pakket heb je één vergaderkamer en één gebruiker. Je kan vergaderen met vier personen, je scherm delen en youtube video’s afspelen. Vergader je liever via je smartphone? Dat kan. Zowel via je mobiele telefoon als je computer kan je deelnemen aan meetings.
Pro
Dit pakket heeft dezelfde opties als het gratis plan met aanvulling van enkele extra’s. Zo heb je nog steeds één gebruiker, maar wel drie kamers ter beschikking. Deze kamers kan je opvrolijken met een achtergrond en je logo. Je kan hier vergaderen met twaalf personen en Trello, Google Drive en YouTube gebruiken in je meetings. Zit je ergens vast? Geen probleem, het Pro-plan heeft een premium supportfunctie waar je terecht kan met al je vragen. Voor $5 extra kan je ook je meeting opnemen en downloaden.
Business
Het laatste en meest uitgebreide pakket is het Business-plan. Hier heb je dezelfde opties als de vorige twee pakketten met daarbovenop een unieke zelfgekozen domeinnaam in plaats van een link voor je kamers. Je kan vergaderen met vijftig personen, waarvan twaalf met video en de rest enkel audio. Naargelang de meeting kan je kiezen tussen een persoonlijke kamer of een gedeelde kamer met het team.
Deel naast Trello, Google Drive en YouTube ook je kalender met de deelnemers. Een vergadering opnemen is in dit pakket inbegrepen; je moet er je dus niet extra voor betalen. Bij dit pakket heb je met problemen of vragen voorrang op de andere pakketten. Whereby biedt voor dit pakket namelijk een priority supportfunctie aan.
Nog enkele tips
Om af te sluiten heb ik nog enkele tips om je videomeeting helemaal op punt te stellen:
- Kies voor een herkenbare naam als je jouw kamer een URL geeft. Gebruik bijvoorbeeld je bedrijfsnaam als onderdeel van deze link;
- Met het gratis plan kan je maar één kamer aanmaken. Wil je voorkomen dat er mensen op een verkeerd moment de kamer binnenkomen? Zet je kamer dan op “lock” of gesloten zodat de gasten eerst moeten “kloppen” voor je ze kan binnenlaten of weigeren.
- Wil je de sfeer van je fysieke kantoor doortrekken in je online vergadering? Geef je kamer dan wat kleur door een logo en achtergrond toe te voegen. Dit kan wel enkel in het Pro- en Business-pakket.
Heb je na het lezen van dit artikel hulp nodig bij het opzetten van je Whereby-account? Motionmill kan je hierbij helpen.
