Lydia Van Mechelen had nooit gedacht dat ze op haar dertigste al de HR-manager zou zijn van een groot Antwerps havenbedrijf. Natuurlijk, ze had altijd keihard haar best gedaan. En ze kende de wereld van human resources van binnen en buiten. Maar toen de positie van leidinggevende vrijkwam, was er veel concurrentie voor die job – zowel van binnen als buiten het bedrijf. Lydia moest opboksen tegen koude carrièretijgers en slinkse hielenlikkers. Het was een strijd die ze dacht te zullen verliezen.

Maar dat deed ze niet. Sterker nog: ze kreeg de job. Daar zat ze dan, in haar eigen grote kantoor. Net dertig en nu al in een managementpositie bij een bedrijf met driehonderd medewerkers! Weinig van haar vroegere studiegenoten deden haar dat na.

Desondanks was Lydia Van Mechelen ongelukkig. Tot die conclusie kwam ze toen ze de functie van HR-manager net twee maanden bekleedde. Het was heel anders dan ze had verwacht. Haar verwachting was dat ze op een aangenaam tempo jobadvertenties online kon zetten en sollicitatiegesprekken kon afnemen. Wat er echter van haar verwacht werd, leek haar compleet onmogelijk.

De ellende begon twee weken voor kerstmis. In haar mailbox verscheen een bericht van de managing director, de heer Brachelaar. Hendrik Brachelaar was een strenge man die gevreesd werd om zijn onmogelijke verwachtingen van zijn personeel. Lydia Van Mechelen opende dan ook met kloppend hart de e-mail. Wat ze las was een slordig geschreven bericht in hoofdletters:

LIDIA NEEM JIJ ORGANISATIE KERSTGALA OP JE . NEEM VAN ALLE MEDEWERKERS VOORKEUREN OP: MET PARTNER JA/NEE, VLEES VIS OF VEGETARISCH, DIEETEISEN, LID PERSONEELSVERENIGING JA/NEE (DIE KRIJGEN EIGEN TAFEL). DIT MOET JE OOK DOEN VOOR ZAKENRELATIES ZOALS KLANTEN EN LEVERANCIERS. O JA EN MAAK OOK TAFELINDELING VOOR IEDEREEN – MAAR LET OP: DIRECTIE ZIT AAN EIGEN TAFEL BIJ PODIUM. (PS BOEK OOK EEN MUZIEKGROEP, JAZZ OFZO) !!!!!!

De moed zonk Lydia in de schoenen. Naast al het werk dat ze sowieso al had, kreeg ze nu slechts twee weken om een onmogelijk grote klus te klaren. Zou haar dat lukken?

Handmatig was onmogelijk

Lydia Van Mechelen begon aan de taak die meneer Brachelaar haar had gegeven. Ze stelde allereerst een e-mail op die ze naar alle personeelsleden van het bedrijf verzond. Ze verzocht het personeel om de benodigde gegevens door te sturen. Vervolgens maakte ze een keurige e-mail voor alle klanten en leveranciers die naar het kerstgala mochten komen. Ook aan hen vroeg ze om de info aan te leveren.

Vijf dagen later, op zaterdag (ja, natuurlijk moest Lydia overwerken!) kon de situatie met slechts één woord omschreven worden: chaos. Het was overduidelijk dat het handmatig in Excel invoeren van duizenden gegevens van honderden mensen een onbegonnen klus was. ‘Waarom kan Brachelaar dit zelf niet doen?’ verzuchtte Lydia ’s avonds tegen haar vriend.

Vele dingen compliceerden de taak:

  • De gegevens waren talrijk. Er was sprake van duizenden Excel-cellen aan input;
  • De antwoordmails waren soms niet duidelijk. Veel collega’s schreven in onduidelijk Nederlands of Engels, zodat Lydia eerst hun mailtjes moest ontcijferen voordat ze de gegevens kon invoeren in Excel;
  • Niet alle collega’s, klanten en leveranciers gaven haar alle informatie. Sommigen schreven slechts: ‘Ja, ik zal er zijn’ en negeerden de rest van haar vragen.

Lydia Van Mechelen leerde dit:

Om een omvangrijke klus op tijd te klaren, moet je de juiste middelen hebben.

De toorn van Brachelaar

We gaan er geen geheim van maken: Lydia Van Mechelen faalde hopeloos in haar taak. Enkele dagen voor het kerstgala was er slechts een slordig, incompleet overzicht van alle benodigde gegevens. Op de avond van het kerstgala was er volop verwarring: de tafelindeling klopte niet en er waren te veel mensen gekomen voor de hoeveelheid gemaakte maaltijden. Bovendien klopte het geregistreerde aantal vegetarische maaltijden niet en was er geen eten voorzien voor de collega’s die koosjer of halal wilden eten. (Het enige dat goed verliep, was het optreden van de jazzband.)

De chaos van de avond straalde niet alleen af op het respectabele karakter van de onderneming, maar ook op Lydia zelf. De toorn van Brachelaar was uiteraard groot; Lydia werd gedegradeerd tot medewerker personeelszaken. Er werd van buitenaf een nieuwe HR-manager geworven. Pas vier jaar later, in 2018, zou ze weer een leidinggevende positie bekleden. Het was ook rond deze tijd dat ze op een netwerkevenement kennismaakte met een programmeur van Motionmill. Laat op de avond, toen Lydia Van Mechelen al een paar wijntjes ophad, vertelde ze het bovenstaande verhaal aan de programmeur. En wat antwoordde de programmeur?

Wij hadden je probleem in een halve dag kunnen oplossen.

Automatisering als antwoord op menselijke tekortkomingen

De programmeur legde aan Lydia uit dat ze een online bureau om hulp had moeten vragen. Een goed bureau kent oplossingen voor onmogelijke situaties. Dergelijke bureaus zijn gespecialiseerd in het toepassen van automatisering voor menselijke tekortkomingen.

Neem de situatie van Lydia en het kerstgala. Er was sprake van vele menselijke tekortkomingen:

  • Lydia’s tijd om alle gegevens te registreren was beperkt;
  • De respondenten waren soms slordig in het doorgeven van de nodige gegevens, waardoor de info incompleet bleef;
  • Lydia’s vermogen om de e-mails van respondenten te ontcijferen was beperkt.

‘Een registratieformulier op de website van je werkgever had alle problemen kunnen ondervangen,’ vertelde de programmeur. ‘Ik had dat formulier in een halve dag voor je kunnen bouwen.’

Het is waar dat techniek vaak dé oplossing is voor zulke problemen. Een registratieformulier had drie enorme voordelen gehad:

  1. Lydia had enkel een mail met uitleg over het evenement plus een link naar het formulier hoeven sturen naar alle genodigden;
  2. Het formulier had bestaan uit multiplechoicevragen waarbij uit vooraf ingevoegde opties gekozen moet worden, zodat er geen incomplete of onduidelijke gegevens konden worden ingevuld;
  3. Het formulier had alle gegevens automatisch in een Excel-bestand gezet en deze doorgestuurd naar Lydia.

Dit formulier had iedere menselijke tekortkoming geëlimineerd.

Veel problemen? Veel oplossingen!

Medewerkers van bedrijven (en ook vele ondernemers) weten vaak niet dat de oplossing voor veel problemen in automatisering ligt. Dat merken wij bij Motionmill wanneer (zoals in het geval van Lydia) bij toeval een bepaald probleem wordt besproken:

We wassen onze kleding niet meer in een rivier; we doen het in een wasmachine. Techniek dient de mens en automatisering is de vriend van ieder groeiend bedrijf.

Ben jij een Lydia Van Mechelen? Wil je leren wat onze experts in automatisering in Antwerpen voor je kunnen doen? Of ken jij iemand die wel wat hulp kan gebruiken?
Geschreven door
Mark Tollenaere
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Over Motionmill

Motionmill is een webdesignbureau in Antwerpen. Experts in WordPress. Je website is de belangrijkste bouwsteen voor je online communicatie. Wij creëren je brandingontwikkelen je website en zorgen er, tenslotte, voor dat je website gevonden wordt dankzij online marketing.

Grotesteenweg 91
2600 Antwerpen-Berchem

T: +32 (0)3 286 80 40

E: info@motionmill.com

Motionmill